Nowoczesne sale konferencyjne

Pierwszym kryterium wyboru miejsca takiego wyjazdu są sale biznesowe w hotelach. Co więcej kryterium może nie być jedna sala mogąca pomieścić dużą grupę pracowników, a parę mniejszych sal w których poszczególne zespoły mogą pracować niezależnie, a tylko jedno spotkanie odbędzie się w pełnym gronie na dużej sali. Jak więc nowe technologie w hotelarstwie mogą pomóc sprostać wyzwaniom rzucanym przez dzisiejsze firmy? Co powinno charakteryzować hotel przyjazny takim imprezom?

Jak powinny wyglądać nowoczesne sale konferencyjne w hotelach? Naturalnie potrzebne jest zapewnienia uczestnikom konferencji dogodnych warunków do mówienia, prezentowania i komfortowego pobytu w takim miejscu. Znaczy to, że hotel musi zapewnić miejsca siedzące, miejsce do prezentacji, nagłośnienie sali, a także wyświetlacz – w postaci telewizora z dużą powierzchnią wyświetlacza, lub zdecydowanie łatwiejszego i bardziej skalowalnego rozwiązania, czyli projektora z odpowiednim ekranem do wyświetlania obrazu. Gdy mowa o komfortowych warunkach należy pamiętać, że sale biznesowe w hotelach powinny być eleganckie, estetyczne i spójne wyglądem. Nie mogą to być, na przykład, krzesła ogrodowe przystawione do drewnianych, biurowych stołów. Obowiązkowym warunkiem każdej sali skierowanej do użytku biznesowego jest także klimatyzacja.

Większość organizacji decyduje się na takie wyjazdy najczęściej latem, a co za tym idzie temperatura w tym czasie może uniemożliwić komfortową pracę w sali, w której nie działa klimatyzacja.
W kwestii rzeczy audiowizualnych z roku na rok mamy coraz bardziej nowoczesne rozwiązania dla hotelu. Pojawiają się coraz lepsze urządzenia audio, pozwalające na dotarcie w każde miejsce sali równomiernym, wystarczająco głośnym i czystym dźwiękiem. Pojawiają się także bardzo zaawansowane urządzenia pozwalające zarządzać sygnałem, który ma docierać do głośników właśnie. Systemy takie pozwalają łatwo zmieniać źródło sygnału na ten pochodzący z mikrofonu, napędu DVD, materiału z filmu, czy nawet osób uczestniczących w konferencji zdalnie. Zdalne uczestnictwo w konferencjach jest także coraz powszechniejsze, stąd każda sala konferencyjna powinna posiadać sprzęt pozwalający transmitować wydarzenie w Internecie, a także w prosty sposób umożliwić zdalnym uczestnikom zabranie głosu. W zdalnych konferencjach bardzo przydatne są także kamery, pozwalają one uczestnikom konferencji zdecydować czy transmitowana będzie jedynie wersja audio, czy także wideo z konferencji.

Podsumowując, nowoczesne sale konferencyjne w hotelach powinny posiadać odpowiednią estetykę, dobry sprzęt pozwalający na przeprowadzenie prezentacji wizualnej, odpowiednio przygotowane nagłośnienie, dzięki któremu dotrzemy do każdego obszaru w sali równomiernym dźwiękiem, a także sprzęt pozwalający na przeprowadzenie konferencji zdalnej. Całość to musi znaleźć się w sali, w której panują odpowiednie warunki do pracy, czyli dostępna jest sprawnie działająca klimatyzacja.